Der Entschluss steht fest: Sie wollen gehen. Vielleicht mit einem lachenden und einem weinenden Auge, vielleicht aber auch einfach nur mit einer grossen Portion Erleichterung. Ganz egal, wie Ihre persönliche Situation aussieht, wenn Sie kündigen, kommt irgendwann dieser Moment, den viele gerne überspringen würden: das Gespräch mit den Vorgesetzten. Aber keine Sorge – mit der richtigen Vorbereitung bringen Sie diesen Termin gut über die Bühne.
Der formale Teil: Kündigen Sie schriftlich – aber nicht nur
Bevor Sie ins Gespräch gehen, erfolgt die schriftliche Kündigung. Wichtig ist die Unterschrift auf Papier, weshalb das Dokument nicht per Mail verschickt wird, sondern ausgedruckt und per Einschreiben. Nur so ist es rechtlich wirksam. Schicken Sie das Schreiben aber nicht einfach per Post und hoffen, dass sich der Rest irgendwie von selbst klärt. Das Kündigungsschreiben ist wichtig, keine Frage, aber es ersetzt nicht das persönliche Gespräch. Gerade wenn Ihnen an einem respektvollen Abschied liegt, führt kein Weg am offenen Austausch vorbei. Eine schriftliche Kündigung ohne vorherige Ankündigung kommt selten gut an, selbst dann nicht, wenn das Verhältnis zur Führungskraft eher kühl ist.
Muss das Kündigungsgespräch in jedem Fall persönlich sein?
Ja, idealerweise schon. Ein persönliches Kündigungsgespräch ist nicht nur höflich, sondern auch professionell. Natürlich gibt es Ausnahmen: Wenn Sie komplett remote arbeiten oder der Kontakt auf eine rein digitale Ebene beschränkt ist, kann auch ein Videocall in Ordnung sein. Ein Gespräch am Telefon ist nur dann vertretbar, wenn persönliche Treffen gar nicht möglich sind.
Per E-Mail oder mit einer schriftlichen Notiz einfach zu „verschwinden“, wirkt wie ein stiller Rückzug – und das hinterlässt meist einen schalen Nachgeschmack, ganz gleich, wie gut Ihre Leistung war. Selbst in kritischen Situationen lohnt sich der direkte Austausch: Er gibt Ihnen die Chance, Ihre Sichtweise darzulegen, Haltung zu zeigen und mit Anstand zu gehen.
Wer sitzt mit am Tisch?
In den meisten Fällen führen Sie das Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten. In kleineren Unternehmen kann auch die Geschäftsführung dabei sein, in grösseren Strukturen eventuell zusätzlich jemand aus der Personalabteilung. Wichtig ist: Sie bestimmen nicht unbedingt, wer mit am Tisch sitzt – aber Sie können sich darauf vorbereiten. Wenn Sie unsicher sind, fragen Sie einfach vorab freundlich nach, wer am Gespräch teilnehmen wird.
Falls Sie sich in der Situation unwohl fühlen – etwa, weil das Verhältnis belastet ist – können Sie auch eine Vertrauensperson darum bitten, dabei zu sein. Das kann ein Mitglied des Verwaltungsrates sein oder, je nach Regelung im Unternehmen, auch jemand aus der HR-Abteilung. Wichtig ist, dass Sie sich mit der Konstellation wohlfühlen und sich auf Ihre Botschaft konzentrieren können.
Was sage ich im Kündigungsgespräch?
Das Wichtigste vorab: Sie müssen keine Lebensbeichte ablegen. Es reicht, wenn Sie Ihre Entscheidung klar, ruhig und nachvollziehbar kommunizieren. Wenn Sie möchten, können Sie kurz auf Ihre Beweggründe eingehen, zum Beispiel weil Sie eine neue Herausforderung suchen, sich weiterentwickeln wollen oder das Angebot einfach zu gut war, um es abzulehnen. Vermeiden Sie Vorwürfe oder lange Rechtfertigungen. Es geht nicht darum, alte Rechnungen zu begleichen, sondern darum, den Übergang professionell zu gestalten.
Auch wenn Sie innerlich längst abgeschlossen haben, lohnt sich ein wertschätzender Ton. Bedanken Sie sich für die Zeit und die Möglichkeiten, die Sie im Unternehmen hatten – sofern das ehrlich möglich ist. Selbst eine kritische Trennung lässt sich auf Augenhöhe und ohne Drama gestalten. Und wenn das Verhältnis wirklich schwierig war, halten Sie es neutral: „Ich habe für mich entschieden, beruflich einen neuen Weg zu gehen.“ Das reicht oft völlig aus.
Und wenn der Grund Mobbing oder eine toxische Atmosphäre ist?
Ein heikles Thema, das viele betrifft – und über das trotzdem kaum jemand spricht. Wenn Sie kündigen, weil das Klima im Team vergiftet ist oder Sie sich systematisch schlecht behandelt fühlen, ist das Gespräch oft emotional aufgeladen. Trotzdem lohnt es sich, ruhig zu bleiben. Sie müssen Mobbingvorwürfe nicht im Detail schildern, vor allem dann nicht, wenn Sie ohnehin keine Lösung mehr erwarten. Wenn Sie möchten, können Sie das Thema aber kurz und sachlich ansprechen – etwa so: „Die Zusammenarbeit im Team war für mich persönlich schwierig, und ich habe keine Perspektive mehr gesehen.“
Es ist verständlich, wenn Sie sich dabei unsicher fühlen. In manchen Fällen kann es sinnvoll sein, das Gespräch mit der Personalabteilung zu führen oder vorab rechtlichen Rat einzuholen. Was Sie auf keinen Fall tun sollten: das Gespräch aus Angst vermeiden. Selbst wenn es belastend war, zeigen Sie mit einem klaren, ruhigen Abschied Haltung. Und die wird Ihnen im Zweifel eher geglaubt als lautes Nachtreten.
Was folgt nach dem Kündigungsgespräch
Wenn das Gespräch vorbei ist, geht es um die Übergabe von Aufgaben und Gegenständen, wie Schlüssel oder Unterlagen. Geben Sie Ihrem Team Bescheid, gestalten Sie Ihre letzten Tage professionell, aber nicht distanziert. Viele Vorgesetzte respektieren es, wenn man ehrlich, ruhig und klar kündigt. Manche werden überrascht sein, andere vielleicht enttäuscht. Und ja – es kann auch sein, dass jemand sauer reagiert. Das ist menschlich, aber nicht Ihr Thema. Sie bleiben freundlich, klar und zuverlässig. Damit gehen Sie mit Anstand, und genau so werden Sie auch in Erinnerung bleiben.
Fazit: Ein Kündigungsgespräch ist kein Abschiedsdrama, sondern ein Moment der Klarheit. Wenn Sie ihn ernst nehmen, ehrlich kommunizieren und professionell bleiben, haben Sie alles richtig gemacht. Es geht nicht darum, perfekt zu sein, sondern darum, respektvoll zu gehen.
